Все знают, что оргтехника — это принтеры, сканеры, копиры, но не все представляют, насколько шире этот список на самом деле и какие функции выполняют приборы. В статье подробно описываются устройства из категории "оргтехника" с учетом назначения. Упоминается полезная информация для бухгалтеров о подборе правильного кода, объясняется разница между тремя основными видами техники.
СОДЕРЖАНИЕ
- Что такое оргтехника и для чего нужна
- Что относится к оргтехнике: вопреки стереотипам
- ПК
- Ноутбуки
- Планшеты
- Серверы
- Принтеры
- Сканеры
- Ксероксы
- МФУ
- Шредеры
- Классификация организационной техники
- Как правильно работать с оргтехникой
- Новый код для организационной техники в бухгалтерском учете
- Разница между организационной, компьютерной и вычислительной техникой
Что такое оргтехника и для чего нужна
Организационной техникой принято называть современные аппараты, технические средства, устройства для офисов, производств и промышленных предприятий.
Большая часть из них в современных офисах появилась не так давно, каких-то 20-25 лет назад. До этого сотрудники ограничивались печатными машинками, калькулятором, а некоторые даже обычными счетами. Документы набирали на печатных машинках, если нужны были двойные или тройные экземпляры, пользовались обычной копировальной бумагой.
Оргтехника тогда и сейчас — небо и земля. Устройства нового поколения не просто упрощают работу сотрудников, они делают ее продуктивной, открывают больше возможностей для роста и развития предприятий и отдельных кадров.
Что относится к оргтехнике: вопреки стереотипам
Организационная техника — это не обязательно только компьютеры и ксероксы, принтеры и сканеры. К этой категории техники относятся даже мебель и канцелярские принадлежности, а также офисное имущество на кухне, например, микроволновая печь, чайник и кофемашина. Подробнее о том, что входит в категорию оргтехники и почему ниже.
ПК
Персональный компьютер в офисах и на предприятиях во главе оргтехники, используется для хранения и обработки данных, работы с текстовыми документами, графическими редакторами, таблицами, мессенджерами, электронной почтой, аудио- и видеоматериалами и пр. Список возможностей ПК далеко не полный.
Персональный компьютер не обязательно стационарный и даже не всегда это ноутбук или планшет. Банкоматы, мобильные терминалы и прочее оборудование со встроенной внутри электроникой тоже из категории ПК.
Конфигурация компьютеров отличается в зависимости от назначения и возможностей. Поговорим о каждом в отдельности.
Ноутбуки
Облегченная версия компьютера без системного блока, подходит для портативного использования. Ноутбуки мобильные и продуктивные, работают от аккумуляторной батареи, заряжаются от сети. Функционал и возможности последних моделей заметно опередили возможности ПК прошлых лет.
Планшеты
Планшет — "лайт" версия ноутбука. Отличается от последнего отсутствием классической клавиатуры. Планшет состоит из экрана с виртуальной клавиатурой. Продуктивность "настольных компьютеров" ненамного, но ниже чем у ПК и лэптопов. Операционные системы преимущественно Android и Windows Mobile, в технике Apple — IOS. Управление сенсорное.
Серверы
Не компьютер в привычном понимании, но его подтип, более мощный с серьезным потенциалом. У сервера больше ядер, расширенный объем оперативной памяти и винчестера, продуктивные характеристики. Серверы необходимы для безопасного хранения больших объемов данных, управления печатающими устройствами и рабочими станциями.
Принтеры
С принтерами все ясно, они используются для печати. Документы для печати на принтер "выводят" через компьютер, ноутбук, планшет и даже смартфон по блютузу. Современные принтеры преимущественно лазерные, более ранние модели струйные. Лазерные работают с тонером-порошком, струйные печатают чернилами и красителем. В этом не единственное отличие принтеров. Отличаются также и принципы печати.
Сканеры
Устройства для получения цветных цифровых копий документов. Удобные тем, что позволяют оцифровать данные с любого физического документа с сохранением в памяти ПК, ноутбука или планшета для дальнейшего редактирования, печати или отправки электронной почтой.
Ксероксы
Именно с ними ассоциируется работа любого офиса. Копировальная техника нужна для размножения документов с текстом, графиками или изображениями. Печать на ксероксе может быть цветной и черно-белой. Принцип работы тот же, что и у сканера за исключением того, что документы создаются не в виде файлов, а копируются на бумагу.
С появлением ксероксов работа офисных работников заметно упростилась и ускорилась. Сэкономлены тысячи часов набора текста на печатной машинке под "копирку". Теперь достаточно положить лист в аппарат и указать нужное количество копий. Машина самостоятельно отпечатает столько листов, сколько нужно, не требуя вмешательства человека.
МФУ
Многофункциональные устройства — еще одно достижение человека для упрощения жизни офисных работников. Одно устройство сочетает в себе функции ксерокса, сканера и принтера, а иногда и факса. Удобнее ли это чем покупать печатно-копировальную технику по отдельности? Однозначно да и вот почему:
- МФУ занимает меньше места, чем принтер, сканер и ксерокс по отдельности.
- Один аппарат с функциями трех обойдется дешевле, чем покупка каждого из устройств.
Обслуживание МФУ выгоднее, чем обслуживание трех-четырех аппаратов.
Шредеры
Устройства для уничтожения бумаг — шредеры. Документы уничтожают с разными целями, но главная — конфиденциальность данных. Кроме того, машинка экономит место в офисных корзинах для мусора. Шредеры разрезают бумагу на мелкие полоски, с которых невозможно восстановить информацию.
Классификация организационной техники
- Работа с информацией и данными: сервер, лэптоп, персональный компьютер, планшет, калькулятор.
- Размножение, копирование и печать: принтеры, ксероксы, сканеры, МФУ.
- Для проектирования: плоттеры, чертежные доски, принтеры для работы с широкими форматами, графические дисплеи.
- Для связи: факсы и телефоны, станции, рации и пр.
- Регистрационные: сканеры для считывания штрих-кодов, считывающие устройства.
- Для презентаций: цифровые табло, проекторы, мониторы, телевизоры.
Отдельная категория организационной техники, предназначенная для работы с документацией:
- Адресовальные устройства. Нужны для печати текстов адресов.
- Ламинаторы. Необходимы для обработки бумаги слоем защитного пластика.
- Брошюровщики. Нужны для печати брошюр. Процесс создания автоматизирован.
- Нумераторы. Нужны для коротких текстов на документах (номеров, дат, телефонов, индексов).
Как правильно работать с оргтехникой
С любой техникой нужно обращаться аккуратно и согласно инструкции пользователя. Организационная не исключение. В списке рекомендаций по обращению:
- Следите за чистотой рук и корпуса техники, не допускайте контакта с водой и прочими жидкостями.
- Содержите в порядке рабочее место, регулярно удаляйте следы пыли и грязи с мышки, принтера, ПК и т.д.
- Каждые 6 месяцев устраивайте чистку офисной техники в сервисном центре. Внутренняя пыль влияет на работу техники.
- Лазерные принтеры необходимо заправлять порошком-тонером. Из-за опасного состава, работайте с порошком в перчатках, чтобы исключить контакты с кожей.
- Основная категория организационной техники — электроприборы. Работая с ними также нужно соблюдать правила безопасности. Нельзя игнорировать сбои в работе техники или намеки на проблемы. Электрические приборы могут стать причиной короткого замыкания и пожара, поэтому своевременное обращение к мастеру обязательно.
- Нельзя есть и пить за рабочим столом. Крошки и жидкость могут попасть на устройства, повредить и даже навсегда вывести их из строя.
Новый код для организационной техники в бухгалтерском учете
Прежний код 013-94 не используется с 2017 года, поэтому вместо него введен новый ОКОФ ОК 013-2014 с разделом "Информационное оборудование". Понятие "Организационная техника" больше не актуально. ПК и периферийные устройства выделены в отдельный раздел, а все, что считалось оргтехникой в период действия старого кода, теперь переведено в отдельную категорию ("Прочие машины и оборудование"), куда входят оборудование, хозяйственный инвентарь и объекты с кодом 330.28.23.
В этой же категории по ОК 013-2014 телефонные станции, шредеры, печатные машинки, счетчики денег, ксероксы без подключения к ПК, телефоны (стационарные и мобильные). В список не попадают смартфоны, принтеры и МФУ с подключением к ПК и планшеты.
Разница между организационной, компьютерной и вычислительной техникой
В бухучете техника, независимо от типа относится к разделу "Машины и оборудование", хотя и причисляется к разным подразделам. И хотя многие продолжают называть технику организационной для офиса, на самом деле в эту категорию попадают все перечисленные выше устройства.
Сложности возникают из-за бухгалтерского стереотипа про единство устройств, подключенных к ПК с компьютером. На самом деле компьютерная техника — подвид вычислительной, тогда как вычислительная может называться организационной.
